Naracija u videu generirana je umjetnom inteligencijom na temelju Juričina glasa i uz njegov pristanak.
Poglavlja
Klik na poglavlje pokreće video od tog trenutka.
Naučit ćeš
- Kako prepoznati poslove koji se ponavljaju i idu na popis
- Kako izračunati minute tjedno za svaki posao
- Kako do kraja tjedna složiti popis od najmanje 5 poslova
Za preuzimanje
Nakon lekcije imaš: Popis poslova koji se ponavljaju, s minutama tjedno
- Preuzmi Popis ponavljajućih poslova
Popis ponavljajućih poslova XLSX
Tablica s listovima Upute, Popis, Primjer i Kako brojati. U Popis upisuješ posao, puta tjedno i minute jednom, a tablica računa minute tjedno i označava tri najdulja posla.
Sažetak
Prva automatizacija ne počinje alatom, nego popisom poslova koji se ponavljaju, s minutama koje svaki od njih uzima tjedno. Bez popisa biraš prema tome što te najviše živcira, a ne prema satima. Automatizacija pogrešnog posla košta tjedne, a ne vraća sate.
Na popis idu poslovi koji se ponavljaju, imaju iste korake i uvijek ih radi čovjek. Primjeri su prepisivanje, kopiranje, slanje istog maila i traženje po tablicama. Za svaki upišeš što je posao, koliko se puta tjedno radi i koliko minuta traje jednom. Umnožak tih dvaju brojeva su minute tjedno.
Lekcija prati izmišljenu tvrtku od 15 ljudi koja prodaje i montira klima uređaje. Ulazni računi: 40 puta tjedno po 2 minute, dakle 80 minuta. Odgovori na upite uzimaju 55 minuta, ponude iz predloška 35, a unos narudžbi 20. Zbroj je 190 minuta, odnosno 3 sata i 10 minuta tjedno. Sve su brojke izmišljene, a svoje dobivaš tek kad prebrojiš.
Pomažu tri pravila: zapisuj dok radiš, pitaj kolege što rade svaki tjedan na isti način i još ništa ne ocjenjuj. Upiši i poslove od 5 minuta, jer se zbrajaju. Ne upisuj imena kupaca ni iznose računa, trebaju ti samo brojevi.
Zadatak tjedna je upisati barem 5 poslova. Tri posla s najviše minuta kandidati su za prvu automatizaciju, a kako ih ocijeniti, pokazuje druga lekcija. Tablicu s već upisanim primjerom dobivaš uz lekciju.
Pitanja i odgovori
Odakle krenuti s automatizacijom u maloj tvrtki?
Od popisa poslova koji se ponavljaju, a ne od alata. Za svaki posao upiši koliko se puta tjedno radi i koliko minuta traje jednom, pa pomnoži. Tri posla s najviše minuta kandidati su za prvu automatizaciju. Bez popisa biraš prema tome što te najviše živcira, a ne prema satima, i tako lako automatiziraš pogrešan posao.
Kojim redom automatizirati upite, rezervacije, račune i marketing?
Redoslijed ne određuje vrsta posla, nego tvoje brojke. Prvo prebroji svaki od tih poslova u minutama tjedno i poredaj ih po zbroju. Tri posla s najviše minuta idu na ocjenjivanje po učestalosti, vremenu i riziku. Tek taj račun daje redoslijed za tvoju tvrtku, a ne pravilo koje vrijedi za sve.
Koji se poslovi stavljaju na popis za automatizaciju?
Oni koji se ponavljaju, imaju iste korake i uvijek ih radi čovjek. Tipični su prepisivanje, kopiranje, slanje istog maila i traženje po tablicama. Upiši i sitne poslove. Posao od 2 minute koji radiš 10 puta dnevno vuče 100 minuta tjedno, dakle više od sat i pol. Imena kupaca i iznose računa ne upisuješ, trebaju ti samo brojevi.
Kako saznati koliko vremena poslovi stvarno uzimaju?
Zapisuj dok radiš i pitaj kolege što oni rade svaki tjedan na isti način. Sitni se poslovi iz sjećanja lako zaborave, a kolege često kažu rečenice poput „opet moram prepisati” i „opet šaljem isto”. U toj fazi samo bilježiš, ne biraš i ne ocjenjuješ. Brojke iz primjera su izmišljene, a svoje dobivaš tek kad prebrojiš.
Transkript
Osamdeset minuta tjedno, samo na prepisivanju
Osamdeset minuta tjedno, samo na prepisivanju računa. Bok, ja sam Jurica! Ovo je prva lekcija, a u njoj tražimo gdje tvojoj tvrtki curi vrijeme.
U šest lekcija dolaziš do jedne automatizacije koja radi. I do brojke koliko ti je uštedjela.
Zašto počinjemo od popisa, a ne od alata
Ne krećemo od alata, nego od poslova koje netko u tvom timu radi ručno. Svaki tjedan, uvijek na isti način, i nitko ih još nikad nije izbrojio. Bez popisa biraš prema tome što te najviše živcira, a ne prema satima. Automatizacija pogrešnog posla košta tjedne, a ne vraća sate.
Na popis idu poslovi koji se ponavljaju, imaju iste korake i uvijek ih radi čovjek. Primjeri su prepisivanje, kopiranje, slanje istog maila i traženje po tablicama.
Primjer: ulazni računi
Uzmimo tvrtku iz primjera: petnaest ljudi koji prodaju i montiraju klima uređaje. Prvi posao su ulazni računi, jer ih ima svaka tvrtka. Račun stigne mailom, netko ga otvori, prepiše iznos, datum i dobavljača, i tek onda ide u knjigovodstvo. Zvuči kao sitnica, pa hajde da to izbrojimo.
Račun vremena: 40 računa puta 2 minute
Ako tjedno prepišeš četrdeset računa, a svaki uzme dvije minute, to je osamdeset minuta. To je više od sat vremena tjedno, samo na prepisivanju! Brojke u primjeru su izmišljene, tvoje dobivaš tek kad prebrojiš.
Kako se popunjava popis
Takvih poslova u tvrtki ima više, pa za svaki upišeš tri stvari. Što je posao, koliko se puta tjedno radi i koliko minuta traje jednom. Pomnožiš ta dva broja i dobiješ minute tjedno.
Odgovori kupcima na ista pitanja: jedanaest puta tjedno po pet minuta, dakle pedeset pet. Ponude iz istog predloška: pet puta po sedam minuta, trideset pet. Unos narudžbi: deset puta po dvije minute, dvadeset. Ako možeš, dodaj još tko radi posao i gdje zapne.
Zbroj je tri sata i deset minuta tjedno, i prvi put je vidljiv na jednom mjestu. To je posao koji nitko nije odabrao, nego se jednostavno nakupio.
Tri pravila za bilježenje
Prvo pravilo: zapisuj dok radiš, jer se sitni poslovi iz sjećanja lako zaborave. Drugo: pitaj kolege što oni rade svaki tjedan na isti način. Slušaj rečenice poput „opet moram prepisati” i „opet šaljem isto”. Treće: još ništa ne ocjenjuješ i ne biraš, samo bilježiš.
Ne zaustavljaj se na velikim poslovima, upiši i one od pet minuta, jer se zbrajaju. Posao od dvije minute koji radiš deset puta dnevno vuče više od sat i pol tjedno. Ne upisuj imena kupaca ni iznose računa, trebaju ti samo brojevi. Poslovi s najviše minuta su kandidati za prvu automatizaciju, a kako ih ocijeniti, radimo u drugoj lekciji.
Zadatak tjedna
Slavek je svoj popis već predao. Na njemu je samo jedan posao. Popis je prvi korak: dok ga nemaš, sve ostalo je nagađanje.
Popis dobivaš uz ovu lekciju, s već upisanim primjerom iz tvrtke. Tvoj zadatak: do kraja tjedna upiši barem pet poslova koji se ponavljaju. Vidimo se u drugoj lekciji, gdje iz popisa biramo prvi posao!
Koji posao automatizirati prvi?
Iz popisa biraš prvi posao pomoću tri pitanja: koliko se često radi, koliko vremena uzima i koliki je rizik.
Pretplati se na YouTube kanal